Deep Dive: Beschlüsse
Unter dem Reiter Beschlüsse können Umlaufbeschlüsse für alle Gremien erstellt und durchgeführt werden. Der Prozess läuft im Detail wie folgt ab:
1. Phase: Entwurf
- Zunächst wird ein Entwurf des Beschlusses erstellt. Du kannst auswählen, welcher Gremium den Beschluss erstellen soll. Im selben Schritt kannst Du auch die Sprache wählen, in der Du den Beschluss verfassen möchtest.
Für die Beschlusstexte kannst Du auf die Fides-Standard-Beschlussvorlagen zurückgreifen oder eigene Beschlusstexte erstellen. Um eine Beschlussvorlage auszuwählen, fange an zu schreiben.
- Anschließend kann der Entwurf mit anderen Personen abgestimmt und ggfs. überarbeitet werden.
- Hierbei kann der Ersteller des Entwurfs wählen, ob alle Mitglieder des Gremiums an dieser Phase teilnehmen sollen oder einzelne Mitglieder auswählen.
Der Beschluss ist nun "erstellt". Als Nächstes kannst Du den Titel des Beschluss bearbeiten und den Zweck des Beschlusses beschreiben.
Wenn Du keine Beschlussvorlage verwendet hast, besteht nun die Möglichkeit, eine Beschlussvorlage zu erstellen.
Daraufhin wirst Du zum Document Builder weitergeleitet und hast die Möglichkeit, den Beschluss nach Deinen Wünschen zu gestalten. Wenn Du fertig bist, klicke auf Speichern.
Wenn Sie eine Beschlussvorlage verwendet haben, besteht die Möglichkeit, den Entwurf auch über den Document Builder zu ändern.
Schritt 4:
Wenn du zufrieden bist, kannst auf "Entwurf versenden" klicken, um Feedback einzuholen.
Der Ersteller kann wählen, ob alle Gremienmitglieder in diese Überprüfungsphase einbezogen werden oder ob nur bestimmte Mitglieder einbezogen werden sollen. Es besteht auch die Möglichkeit, andere Personen zur Überprüfung des Entwurfs einzuladen.
Im nächsten Schritt kannst Du entscheiden, bis wann die anderen Änderungen beantragen können.
2. Phase: Abstimmung
- Anschließend können die Mitglieder des Gremiums über jeden einzelnen Beschlussgegenstand abstimmen. Für die Abstimmung ist eine Frist festzulegen.
- Sobald die Mitglieder ihre Stimme abgeben, werden sie zur integrierten elektronischen Signatur mittels docusign weitergeleitet.
- Ist der Beschluss von allen unterschrieben oder die Abstimmungsfrist abgelaufen, ermittelt Fides anhand der erforderlichen Mehrheit, ob der Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde.
- Der Beschluss wird als pdf.-Datei im Datenraum abgelegt und steht dort zum Download bereit. In dem Dokument sind die Signaturen aller Personen, die abgestimmt haben, enthalten.
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