Was ist eine Vorabgenehmigung? - Überblick

Der Vorabgenehmigungs-Workflow dient dazu, dass bei einem Gesellschafterbeschluss z.B. die Rechtsabteilung eines Gesellschafters einen Umlaufbeschluss prüfen und vorabgenehmigen kann. Genehmigt die Rechtsabteilung den Beschluss, wird er dann zur Abstimmung und Signieren an den entsprechenden Gesellschafter mit der jeweiligen Nachricht des Vorabgenehmigers weitergeleitet. 

Eine kurze Übersicht über den Vorabgenehmigungsprozess: 

Nachdem Du einen Umlaufbeschluss erstellt hast, gibt es zwei Optionen. Du kannst entweder 

(i) direkt die Abstimmung starten oder 

(ii) den Vorabgenehmigungsprozess starten. Der Beschluss bleibt in diesem Fall im Genehmigungsstatus und geht noch nicht in den Abstimmungsprozess über.  

Es können pro Gesellschafter mehrere Vorabgenehmiger ausgewählt werden. Wurden für unterschiedliche Gesellschafter Vorabgenehmiger eingesetzt, so sehen diese nicht den Namen oder die Entscheidung der anderen. Siehe hierzu unser FAQ zu den Beschlusseinstellungen. 

Die Personen, die zur Vorabgenehmigung aufgefordert werden, erhalten eine Benachrichtigung per E-mail. Über die E-mail gelangen diese zu dem Beschluss und den beigefügten Dokumenten, können diesen prüfen und entweder den Beschluss genehmigen oder diesen ablehnen und mit einer Bemerkung versehen. 

• a) Genehmigen: Wenn alle Vorabgenehmiger den Beschluss genehmigt haben, wird der Status auf "Genehmigt" gesetzt. In diesem Fall bekommt der Initiator des Beschluss eine Benachrichtigung, dass alle Vorabgenehmiger genehmigt haben und der Beschluss somit zur Abstimmung versendet werden kann. Der abstimmende Gesellschafter sieht sodann, dass der Beschluss bereits von seiner Rechtsabteilung genehmigt wurde und auch ob diese noch ein Kommentar zu dem Beschluss hinterlassen hat. 
• b) Ablehnen: Wenn einer der Vorabgenehmiger den Beschluss verweigert, bekommt der Initiator eine Nachricht, dass noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Der Initiator sieht die jeweiligen Kommentare der Vorabgenehmiger und kann den Beschluss anpassen., Nach entsprechender Änderung des Beschluss kann der Vorabgenehmigungsprozess erneut gestartet werden. Nur der Initiator erhält eine Benachrichtigung über den abgelehnten Antrag und den Grund dafür. 

Nutzung der Kommentarfunktion 

Die Personen, die eine Vorabzustimmung geben, können Kommentare hinzufügen, um ihre Entscheidung zu begründen oder zusätzliche Informationen bereitzustellen. Dies fördert die Transparenz und erleichtert die Kommunikation zwischen den Beteiligten.

Der Vorabgenhemigungs-Workflow stellt sicher, dass eine Entscheidung oder ein Vorgang von den relevanten Parteien geprüft und genehmigt wird, bevor er in die endgültige Abstimmungsphase übergeht. Dies trägt zu einer transparenten Entscheidungsfindung bei und ermöglicht eine strukturierte Zusammenarbeit in formalen Prozessen.