Wie starte ich den Unterschriftenprozess für ein Dokument?

Du kannst pdf.-Dateien direkt in den Unterschriftenprozess geben. Dies funktioniert wie folgt:

Möglichkeit 1: 

Wähle das relevante Dokument im Dokumenten-Dashboard (oder auch der Datei-Ablage) aus. Nun kannst Du diese in eine PDF Datei umwandeln und dieses direkt in den Unterschriftenprozess geben. Hierfür klicke auf "PDF erstellen und untereschreiben".

Möglichkeit 2: 

Benutze die drei Punkte oben rechts in deinem Dokument, um den Unterschriften Prozess zu starten.

Unterschriften-Flow:

Wähle alle Personen aus, deren Unterschriften benötigt werden. Du kannst sowohl Fides Nutzer, als auch externe Personen unterschreiben lassen. Wenn du einen externen Nutzer hinzufügst, kann er nur das Dokument unterschreiben. Du kreierst also keinen Account für den externen Nutzer. 

Option 1: Externe Unterzeichner:in in hinzufügen. 

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Option 2: Fides Mitglied auswählen

Mit Hilfe des Dropdown Menüs findest Du alle bereits angelegten Nutzer Deines Fides Accounts. Tippe hierfür einfach die ersten Buchstaben des Namens ein. 

Beachte: Die Position, die Du für den externen Nutzer angibst bwz. die für das Mitglied hinterlegt ist, wir im Dokument in der Unterschriftezeile angegeben. 

Schritt 3: 

Wähle ggf. Beobachter aus, die nicht unterschreiben, aber auf dem Laufenden gehalten werden sollen. Diese erhalten dann per E-Mails Informationen über den aktuellen Stand.

Schritt 4: 

Setze ggf. eine Frist, innerhalb derer die Unterschriften eingeholt werden müssen. 
Beachte: Diese lässt sich nachträglich nicht verlängern oder aufheben! Falls die Frist nicht eingehalten wird, musst du den Signierungsprozess erneut starten. 

Schritt 5: 

Gib den verantwortlichen Personen eine personalisierte Nachricht mit, die z.B. den Grund der Einholung der Unterschriften erläutert. Diese Nachricht wird dann als Teil des E-Mail-Textes mit versandt.

Nach Versand der E-Mail wird das Dokument als "Unterschrift ausstehend" im Dokumenten-Dashboard gekennzeichnet und Du kannst Dir anschauen, wessen Unterschrift(en) ggf. noch ausstehen. 

Unter Unterschriften siehst Du den Status deines Dokuments und wer schon, wann unterschrieben hat. 

Sobald alle unterschrieben haben und die Frist für die Unterschrift abgelaufen ist, wird Dir das Dokument als "unterschrieben" angezeigt. Es bleibt im Document Dashboard, wird aber zusätzlich auch im Dataroom abgelegt.